Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả không chỉ đơn thuần là trao đổi thông tin. Đó là về hiểu cảm xúc và ý định đằng sau thông tin. 

Ngoài khả năng truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, bạn cũng cần phải lắng nghe, theo cách hiểu được ý nghĩa đầy đủ. Những gì đang được nói và khiến người khác cảm thấy được lắng nghe và hiểu. 

1. Thế nào là kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả nghe có vẻ như nó phải thuộc về bản năng. 

Nhưng quá thường xuyên, khi chúng ta cố gắng giao tiếp với người khác, điều gì đó đã đi chệch hướng. 

Chúng ta nói một điều, người kia nghe thấy điều khác, và hiểu lầm, thất vọng và xung đột xảy ra. Điều này có thể gây ra các vấn đề trong gia đình, trường học và các mối quan hệ công việc của bạn. 

Đối với nhiều người trong chúng ta, việc giao tiếp rõ ràng và hiệu quả hơn đòi hỏi phải học một số kỹ năng quan trọng. 

Cho dù bạn đang cố gắng cải thiện giao tiếp với bố/mẹ, anh em, bè bạn hay đồng nghiệp, việc học những kỹ năng này có thể làm sâu sắc thêm mối quan hệ của bạn với những người khác. 

Xây dựng lòng tin và sự tôn trọng cao hơn, đồng thời cải thiện tinh thần đồng đội, giải quyết các vấn đề như sức khỏe xã hội và tình cảm tổng thể của bạn.

2. Các nguyên nhân cản trở bạn giao tiếp hiệu quả

Các rào cản phổ biến đối với giao tiếp hiệu quả bao gồm: 

Căng thẳng và mất kiểm soát cảm xúc.

 Khi bị căng thẳng hoặc quá tải về cảm xúc, bạn có nhiều khả năng hiểu nhầm thông điệp người khác, gửi các tín hiệu phi ngôn ngữ khó hiểu và sa vào các kiểu hành vi không lành mạnh.

 Để tránh xung đột và hiểu lầm, bạn có thể học cách nhanh chóng bình tĩnh trước khi tiếp tục cuộc trò chuyện. 

Thiếu tập trung. 

Bạn không thể giao tiếp hiệu quả khi làm đa nhiệm. 

Nếu bạn đang kiểm tra điện thoại, lên kế hoạch cho những gì bạn sẽ nói tiếp theo hoặc mơ mộng, bạn gần như chắc chắn bỏ lỡ các tín hiệu phi ngôn ngữ trong cuộc trò chuyện. 

Để giao tiếp hiệu quả, bạn cần tránh sao nhãng và luôn tập trung. 

Ngôn ngữ cơ thể không nhất quán. 

Giao tiếp phi ngôn ngữ phải củng cố những gì đang được nói chứ không phải mâu thuẫn với nó. 

Nếu bạn nói một điều nhưng ngôn ngữ cơ thể của bạn lại nói điều khác, người nghe có thể sẽ cảm thấy rằng bạn đang không trung thực.

Ví dụ: bạn không thể nói “có” trong khi lắc đầu không.

Ngôn ngữ cơ thể tiêu cực 

Nếu bạn không đồng ý hoặc không thích những gì đang được nói, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể tiêu cực để bác bỏ thông điệp của người khác. 

Chẳng hạn như khoanh tay, tránh giao tiếp bằng mắt hoặc gõ chân. 

Bạn không cần phải đồng ý hoặc thậm chí thích những gì đang được nói, nhưng để giao tiếp hiệu quả và không đặt người khác vào thế phòng thủ, điều quan trọng là tránh gửi các tín hiệu tiêu cực.

3. Các kỹ năng giúp giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng 1: Trở thành một người nghe thấu cảm

Khi giao tiếp với người khác, chúng ta thường tập trung vào những gì chúng ta nên nói.

Tuy nhiên, giao tiếp hiệu quả không phải là nói mà quan trọng hơn là lắng nghe. 

Nghe tốt không chỉ là hiểu từ ngữ hoặc thông tin được truyền đạt mà còn hiểu được cảm xúc mà người nói đang cố gắng truyền đạt. 

Có một sự khác biệt lớn giữa lắng nghe tương tác và chỉ lắng nghe. 

Khi bạn thực sự lắng nghe – khi bạn đang tham gia vào những gì đang được nói – bạn sẽ nghe thấy ngữ điệu tinh tế trong giọng nói của ai đó.  Cho bạn biết cảm giác của người đó và cảm xúc mà họ đang cố gắng truyền đạt. 

Khi bạn là một người lắng nghe thấu cảm, bạn không chỉ hiểu rõ hơn về người kia mà còn khiến người đó cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Điều này có thể giúp xây dựng mối liên kết bền chặt hơn, sâu sắc hơn giữa hai bạn.

Bằng cách giao tiếp theo cách này, bạn cũng sẽ trải qua một quá trình làm giảm căng thẳng và hỗ trợ sức khỏe thể chất và tinh thần.

Ví dụ: nếu người đang nói chuyện với bạn bình tĩnh, thì việc lắng nghe một cách thích thú cũng sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn.

Tương tự, nếu người đó bị kích động, bạn có thể giúp họ bình tĩnh bằng cách lắng nghe một cách chú ý và khiến người đó cảm thấy được thấu hiểu.

Nếu mục tiêu của bạn là hiểu hoàn toàn và kết nối với đối phương, thì việc lắng nghe một cách gắn bó thường sẽ đến một cách tự nhiên. 

Một số định hướng thực hành để trở thành một người nghe thấu cảm

– Tập trung hoàn toàn vào người nói. 

Bạn không thể nghe một cách lôi cuốn nếu liên tục kiểm tra điện thoại hoặc nghĩ về điều gì đó khác. 

Bạn cần tập trung vào trải nghiệm từng khoảnh khắc để nhận ra những sắc thái tinh tế và những tín hiệu phi ngôn ngữ quan trọng trong một cuộc trò chuyện. 

Nếu bạn cảm thấy khó tập trung vào một số người nói, hãy thử lặp lại lời nói của họ trong đầu — điều đó sẽ củng cố thông điệp của họ và giúp bạn tập trung.

– Ủng hộ tai phải của bạn. 

Nghe thật kỳ lạ, phần não bên trái chứa các trung tâm xử lý chính cho cả hiểu giọng nói và cảm xúc. 

Vì phần não bên trái được kết nối với phần bên phải của cơ thể, việc ưu tiên dùng tai phải có thể giúp bạn phát hiện tốt hơn các sắc thái cảm xúc của những gì ai đó đang nói.

– Tránh làm gián đoạn hoặc cố gắng chuyển hướng cuộc trò chuyện sang mối quan tâm của bạn. 

Ví dụ: Bằng cách nói điều gì đó như: “Nếu bạn nghĩ điều đó thật tồi tệ, hãy để tôi cho bạn biết điều gì đã xảy ra với tôi.”

– Lắng nghe không giống như chờ đợi đến lượt bạn nói. 

Bạn không thể tập trung vào những gì ai đó đang nói. Nếu bạn đang hình thành những gì bạn sẽ nói tiếp theo. 

Thông thường, người nói có thể đọc được nét mặt của bạn và biết rằng tâm trí của bạn đang ở nơi khác.

– Thể hiện sự quan tâm của bạn đến những gì đang được nói. 

Thỉnh thoảng gật đầu, mỉm cười với người ấy và đảm bảo rằng tư thế của bạn cởi mở và hấp dẫn. 

Khuyến khích người nói tiếp tục bằng những lời nhận xét bằng lời nói nhỏ như “có” hoặc “uh huh”.

– Cố gắng gạt sự phán xét sang một bên. 

Để giao tiếp hiệu quả với ai đó, bạn không cần phải thích họ hoặc đồng ý với ý tưởng, giá trị hoặc quan điểm của họ. Tuy nhiên, bạn cần gạt sự phán xét của mình sang một bên và không đổ lỗi cũng như chỉ trích để hiểu đầy đủ về chúng.

Giao tiếp khó khăn nhất, khi được thực hiện thành công, thường có thể dẫn đến kết nối khó có thể xảy ra với ai đó.

“Nghe cảm xúc đằng sau những lời nói. Chính tần số giọng nói của con người cao hơn sẽ truyền đạt cảm xúc. 

Bạn có thể trở nên hòa hợp hơn với những tần số này — và do đó có thể hiểu rõ hơn những gì người khác đang thực sự nói — bằng cách vận động các cơ nhỏ của tai giữa (cơ nhỏ nhất trong cơ thể). 

Bạn có thể làm điều này bằng cách hát, chơi nhạc cụ hơi hoặc nghe một số loại nhạc tần số cao 

(ví dụ: một bản giao hưởng Mozart hoặc bản hòa tấu violin, thay vì nhạc rock, pop hoặc hip-hop tần số thấp)”.

– Cung cấp phản hồi. 

Nếu dường như có sự gián đoạn, hãy cố gắng phản ánh những gì đã nghe được bằng cách diễn giải. 

“Điều tôi đang nghe là gì” hoặc “Có vẻ như bạn đang nói” là những cách tuyệt vời để phản hồi lại. 

Tuy nhiên, đừng chỉ lặp lại nguyên văn những gì người nói đã nói — bạn sẽ nghe có vẻ thiếu chân thành hoặc thiếu thông minh. 

Thay vào đó, hãy diễn đạt ý nghĩa của lời nói của người nói đối với bạn. Đặt câu hỏi để làm rõ một số điểm nhất định: “Ý của bạn là gì khi bạn nói…” hoặc “Đây có phải là ý của bạn không?”

Kỹ năng 2: Chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ 

Cách bạn nhìn, lắng nghe, di chuyển và phản ứng với người khác cho họ biết nhiều hơn về cảm giác của bạn hơn là lời nói đơn thuần. 

Giao tiếp phi ngôn ngữ, hoặc ngôn ngữ cơ thể, bao gồm nét mặt, chuyển động cơ thể và cử chỉ, giao tiếp bằng mắt, tư thế, giọng nói của bạn, thậm chí cả căng cơ và nhịp thở của bạn.

Phát triển khả năng hiểu và sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ có thể giúp bạn kết nối với những người khác. Thể hiện ý bạn thực sự muốn nói, điều hướng các tình huống khó khăn và xây dựng mối quan hệ tốt hơn ở nhà và nơi làm việc. 

Bạn có thể tăng cường khả năng giao tiếp hiệu quả bằng cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể cởi mở — khoanh tay, đứng với tư thế cởi mở hoặc ngồi trên mép ghế và duy trì giao tiếp bằng mắt với người đang trò chuyện. 

Bạn cũng có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để nhấn mạnh hoặc nâng cao thông điệp bằng lời nói của mình — chẳng hạn như vỗ nhẹ vào lưng một người bạn. Trong khi khen anh ấy về thành công của anh ấy hoặc đập tay để nhấn mạnh thông điệp của bạn.

Cải thiện cách bạn đọc giao tiếp phi ngôn ngữ. Nhận thức được sự khác biệt của từng cá nhân. 

Mọi người từ các quốc gia và nền văn hóa khác nhau có xu hướng sử dụng các cử chỉ giao tiếp phi ngôn ngữ khác nhau, vì vậy điều quan trọng là phải tính đến tuổi tác, văn hóa, tôn giáo, giới tính và trạng thái cảm xúc khi đọc tín hiệu ngôn ngữ cơ thể. 

Ví dụ, một thanh thiếu niên Mỹ, một góa phụ đau buồn và một doanh nhân châu Á, có khả năng sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ khác nhau.

 Hãy xem các tín hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ như một nhóm. Đừng đọc quá nhiều vào một cử chỉ hoặc tín hiệu phi ngôn ngữ. Xem xét tất cả các tín hiệu phi ngôn ngữ mà bạn nhận được, từ giao tiếp bằng mắt, giọng nói đến ngôn ngữ cơ thể. 

Chẳng hạn, bất kỳ ai cũng có thể trượt lên và để lộ giao tiếp bằng mắt, hoặc khoanh tay trong chốc lát mà không có ý nghĩa gì. Hãy xem xét tổng thể các tín hiệu để “đọc” tốt hơn về một người.

Cải thiện cách bạn giao tiếp phi ngôn ngữ. 

Sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ phù hợp với lời nói của bạn hơn là trái ngược với chúng. 

Nếu bạn nói một điều nhưng ngôn ngữ cơ thể của bạn lại nói điều khác, người nghe sẽ cảm thấy bối rối hoặc nghi ngờ rằng bạn đang không trung thực. 

Ví dụ: ngồi khoanh tay và lắc đầu không phù hợp với những lời nói với người khác rằng bạn đồng ý với những gì họ đang nói. 

Điều chỉnh các tín hiệu phi ngôn ngữ của bạn theo ngữ cảnh. 

Ví dụ: giọng nói của bạn phải khác khi bạn nói chuyện với một đứa trẻ so với khi bạn nói với một nhóm người lớn. 

Tương tự, hãy tính đến trạng thái cảm xúc và nền tảng văn hóa của người mà bạn đang tương tác. 

Tránh ngôn ngữ cơ thể tiêu cực. Thay vào đó, hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể để truyền đạt cảm xúc tích cực. Ngay cả khi bạn không thực sự trải nghiệm chúng. 

Nếu bạn lo lắng về một tình huống — chẳng hạn như một cuộc phỏng vấn việc làm, một buổi thuyết trình quan trọng hoặc buổi hẹn hò đầu tiên — bạn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực để thể hiện sự tự tin, ngay cả khi bạn không cảm thấy điều đó. 

Thay vì ngập ngừng vào phòng với tư thế cúi đầu, mắt nhìn ra xa và trượt vào ghế, hãy thử đứng thẳng lưng với vai, mỉm cười và duy trì giao tiếp bằng mắt. Đồng thời bắt tay chắc chắn, nó sẽ khiến bạn cảm thấy tự tin hơn và giúp người đối diện cảm thấy thoải mái hơn.

Kỹ năng 3: Kiểm soát căng thẳng 

Đã bao nhiêu lần bạn cảm thấy căng thẳng khi bất đồng với bố/mẹ, em út, thấy cô, bạn bè hoặc đồng nghiệp và sau đó nói hoặc làm điều gì đó mà sau này bạn hối hận?

Nếu bạn có thể nhanh chóng giảm bớt căng thẳng và trở lại trạng thái bình tĩnh. Bạn sẽ không chỉ tránh được những điều đáng tiếc như vậy. Mà trong nhiều trường hợp, bạn còn giúp người kia bình tĩnh hơn. 

Chỉ khi ở trong trạng thái bình tĩnh, thoải mái, bạn mới có thể biết liệu tình huống có cần phản ứng hay không hay liệu tín hiệu của người khác cho biết tốt hơn là bạn nên giữ im lặng.

Ví dụ: trong các tình huống như thuyết trình kinh doanh, cuộc họp áp lực cao hoặc giới thiệu với gia đình người thân, điều quan trọng là phải quản lý cảm xúc, suy nghĩ chín chắn và giao tiếp hiệu quả dưới áp lực.

Giao tiếp hiệu quả bằng cách giữ bình tĩnh trước áp lực

Sử dụng chiến thuật trì hoãn để cho bản thân thời gian suy nghĩ. Yêu cầu một câu hỏi được lặp lại hoặc để làm rõ một tuyên bố trước khi bạn trả lời.

Tạm dừng để thu thập suy nghĩ của bạn. 

Im lặng không nhất thiết là một điều xấu — tạm dừng có thể khiến bạn có vẻ kiểm soát được nhiều hơn là vội vàng trả lời.

Đưa ra một điểm và cung cấp một ví dụ hoặc phần thông tin hỗ trợ. 

Nếu câu trả lời của bạn quá dài hoặc bạn lấp lửng về một số điểm, bạn có nguy cơ làm mất sự quan tâm của người nghe. Hãy làm theo một điểm với một ví dụ và sau đó đánh giá phản ứng của người nghe để biết bạn có nên đưa ra ý kiến thứ hai hay không.

Chuyển tải lời nói của bạn một cách rõ ràng. 

Trong nhiều trường hợp, cách bạn nói điều gì đó có thể quan trọng như những gì bạn nói. Nói rõ ràng, duy trì giọng đều và giao tiếp bằng mắt. Giữ ngôn ngữ cơ thể của bạn thoải mái và cởi mở. Kết thúc bằng một bản tóm tắt và sau đó dừng lại. 

Tóm tắt câu trả lời của bạn và sau đó ngừng nói.

Ngay cả khi nó để lại một khoảng lặng trong phòng. Bạn không cần phải lấp đầy sự im lặng bằng cách tiếp tục nói chuyện.

Giảm căng thẳng nhanh chóng để giao tiếp hiệu quả 

Khi một cuộc trò chuyện bắt đầu nóng lên, bạn cần một điều gì đó nhanh chóng và ngay lập tức để giảm cường độ cảm xúc. 

Bằng cách học cách nhanh chóng giảm bớt căng thẳng trong thời điểm này, bạn có thể ghi lại những cảm xúc mạnh mẽ đang trải qua một cách an toàn, điều chỉnh cảm xúc và cư xử phù hợp. 

Nhận biết khi nào bạn đang trở nên căng thẳng. 

Cơ thể sẽ cho bạn biết liệu bạn có bị căng thẳng khi giao tiếp hay không. Cơ hoặc bụng của bạn có căng không? Tay bạn có nắm chặt không? Hơi thở của bạn có nông không? Bạn có đang “quên” thở không? Hãy dành một chút thời gian để bình tĩnh lại trước khi quyết định tiếp tục cuộc trò chuyện hay hoãn lại. 

Mang theo các giác quan của bạn để giải cứu. 

Cách tốt nhất để giảm căng thẳng nhanh chóng và đáng tin cậy là thông qua các giác quan — thị giác, âm thanh, xúc giác, vị giác, khứu giác — hoặc cử động.

Ví dụ, bạn có thể ngậm một viên bạc hà vào miệng, bóp một quả bóng căng thẳng trong túi, hít thở sâu vài hơi, siết chặt và thư giãn các cơ hoặc đơn giản là nhớ lại một hình ảnh nhẹ nhàng, giàu cảm giác. 

Mỗi người phản ứng khác nhau với đầu vào của giác quan, vì vậy bạn cần tìm một cơ chế đối phó phù hợp với mình.

Tìm kiếm sự hài hước trong tình huống. 

Khi được sử dụng một cách hợp lý, sự hài hước là một cách tuyệt vời để giảm bớt căng thẳng khi giao tiếp. Khi bạn hoặc những người xung quanh bắt đầu quá coi trọng mọi thứ, hãy tìm cách giải tỏa tâm trạng bằng cách chia sẻ một câu chuyện cười hoặc một câu chuyện thú vị.

Sẵn sàng thỏa hiệp. 

Đôi khi, nếu cả hai có thể “rút lui” đi một chút, bạn sẽ có thể tìm thấy cơ hội để giảm mức độ căng thẳng cho các bên liên quan. 

Nếu bạn nhận ra rằng đối phương quan tâm đến một vấn đề nào đó nhiều hơn bạn, bạn có thể dễ dàng thỏa hiệp hơn và xem đó là một khoản đầu tư tốt cho mối quan hệ của tương lai.  

Hãy đưa ra thông điệp đồng ý/hoặc không đồng ý nếu bạn cảm thấy cần thiết, và dành thời gian giải quyết tình huống để mọi người có thể bình tĩnh lại. 

Hãy đi dạo bên ngoài nếu có thể, hoặc dành vài phút để tĩnh tâm. Vận động cơ thể hoặc tìm một nơi yên tĩnh để lấy lại thăng bằng có thể nhanh chóng làm giảm căng thẳng.

 Kỹ năng 4: Khẳng định bản thân 

Diễn đạt theo lối trực tiếp, quyết đoán giúp tạo ra giao tiếp rõ ràng và có thể giúp nâng cao lòng tự trọng và kỹ năng ra quyết định của bạn. 

Quyết đoán có nghĩa là bày tỏ suy nghĩ, cảm xúc và nhu cầu của bạn một cách cởi mở và trung thực, đồng thời bảo vệ bản thân và tôn trọng người khác. Nó không có nghĩa là thù địch, hung hăng hoặc đòi hỏi. 

Giao tiếp hiệu quả luôn là hiểu đối phương, không phải là chiến thắng trong một cuộc tranh cãi hay ép buộc ý kiến của bạn lên người khác.

Để cải thiện tính quyết đoán, bạn cần: 

– Đánh giá bản thân và các lựa chọn của bạn. Chúng cũng quan trọng như bất kỳ ai khác. 

– Biết nhu cầu và mong muốn của bạn. Học cách thể hiện chúng mà không vi phạm quyền của người khác 

– Thể hiện những suy nghĩ tiêu cực theo cách tích cực. Bạn có thể tức giận, nhưng bạn cũng phải tôn trọng.

– Nhận phản hồi một cách tích cực. Hãy đón nhận những lời khen một cách hòa nhã, học hỏi từ những sai lầm của bạn, yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết.

– Học cách nói “không”. Biết giới hạn của bạn và không để người khác lợi dụng bạn. Tìm kiếm các giải pháp thay thế để mọi người cảm thấy hài lòng về kết quả.

– Phát triển các kỹ thuật giao tiếp quyết đoán. Sự khẳng định đồng cảm truyền tải sự nhạy cảm cho người kia.

Trước tiên, hãy nhận ra tình huống hoặc cảm xúc của người kia, sau đó nêu nhu cầu hoặc quan điểm của bạn. 

“Tôi biết bạn rất bận rộn trong công việc, nhưng tôi muốn bạn cũng dành thời gian cho chúng tôi.” 

Xác nhận leo thang có thể được sử dụng khi những lần thử đầu tiên của bạn không thành công. 

Bạn ngày càng trở nên vững vàng theo thời gian, điều này có thể bao gồm việc vạch ra những hậu quả nếu nhu cầu của bạn không được đáp ứng. 

Ví dụ: “Nếu bạn không tuân thủ hợp đồng, tôi sẽ buộc phải khởi kiện.” 

Thực hành tính quyết đoán trong các tình huống rủi ro thấp hơn để giúp xây dựng sự tự tin của bạn. Hoặc hỏi bạn bè hoặc gia đình xem bạn có thể thực hành các kỹ thuật quyết đoán với họ trước không.

Authors: Lawrence Robinson, Jeanne Segal, Ph. D., and Melinda Smith, M.A.(2020)