Bạn có thể sử dụng RFP bất cứ lúc nào. Khi bạn đang cố gắng để có được một khách hàng mới hoặc nếu bạn là khách hàng muốn làm một cái gì đó mới với trang web của mình. RFP là một cách hay để bắt đầu cuộc trò chuyện với khách hàng đang cần thay đổi về web. Một thiết kế RFP trang web tốt cần phải suy nghĩ về những gì một trang web mới có thể có ý nghĩa đối với công ty của bạn và sau đó truyền tải chính xác thông điệp đó.
RFP là gì?
RFP cung cấp thông tin về công ty, mô tả dự án và thông số kỹ thuật chi tiết về những gì khách hàng muốn nhà cung cấp đáp ứng. Khách hàng phát hành RFP khi nhu cầu của họ không thể đáp ứng được với các sản phẩm hoặc dịch vụ có sẵn.
RFP thông báo cho nhà cung cấp về tính khả dụng của dự án qua mô tả dự án và các thông số của dự án, đồng thời cho phép các nhà cung cấp tiềm năng biết thông tin nào cần phản hồi.
Quy trình RFP và các đề xuất là một cách để cả nhà cung cấp và khách hàng hiểu được khả năng tương thích của nhau.
Tại sao bạn nên tạo một trang web RFP?
Thay vì khách hàng phải liên hệ trực tiếp với từng nhà cung cấp để hợp tác thì tài liệu RFP chính thức hóa quy trình lựa chọn đó.
RFP cho phép bạn làm rõ các mục tiêu của dự án, giải thích các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và nêu rõ các chi tiết quan trọng như kết quả mong muốn với ngân sách bao nhiêu và các ràng buộc của dự án. Khi nhà cung cấp biết toàn bộ phạm vi của dự án, nó sẽ cho phép báo giá chính xác hơn.
Cách định dạng RFP trang web của bạn
Trả lời các định dạng RFP trong template có sẵn
1. Giới thiệu công ty
Mở đầu sẽ mô tả ngắn gọn lý do tại sao công ty của bạn cần tạo một trang web mới và dự án tổng thể sẽ đòi hỏi những gì. Phần này rất quan trọng vì nó sẽ là thứ đầu tiên mà nhà cung cấp đọc. Họ sẽ xác định xem họ có khả năng hoặc quan tâm đến việc thực hiện dự án hay không.
Đây là cơ hội đầu tiên để bạn giới thiệu về công ty, văn hóa và thương hiệu của bạn. Mặc dù điều này có vẻ như là một thủ tục nhỏ, nhưng quy trình làm việc cộng tác và sự phù hợp với văn hóa là những yếu tố quan trọng trong sự thành công của một dự án lớn như xây dựng một trang web mới hoặc tổ chức thiết kế lại trang web.
Ví dụ:
“Công ty chúng tôi đang tìm kiếm đối tác nhà cung cấp để thiết kế lại và làm mới trang web hiện tại của chúng tôi. RFP thiết kế lại trang web sau đây bao gồm thông tin cơ bản về tổ chức của chúng tôi và mô tả mục đích của việc thiết kế lại, chức năng mong muốn và các yêu cầu cụ thể liên quan đến đề xuất. Chúng tôi hiểu rằng các chi tiết có thể thay đổi theo đề xuất của nhà cung cấp và / hoặc nghiên cứu các giải pháp tối ưu hơn. Trong đề xuất của bạn, vui lòng đề xuất các lựa chọn thay thế.
Tổng quan dự án
Hiện tại của Công ty chúng tôi cần làm mới lại để hoàn thành các mục tiêu tiếp thị hiện tại của chúng tôi. Mục tiêu chính của chúng tôi là tăng cường sự hiện diện trực tuyến, xây dựng nhận thức về thương hiệu và cung cấp cái nhìn tổng quan về các dịch vụ của chúng tôi để tạo uy tín cho khách hàng và khách hàng tiềm năng của chúng tôi.
Ngoài ra, chúng tôi muốn trang web được thiết kế lại phản ánh văn hóa và giá trị của chúng tôi. Trang web hiện được xây dựng bằng WordPress nhưng chúng tôi mở cửa cho các nền tảng khác như một giải pháp thay thế, nếu có các giải pháp cung cấp chức năng tốt hơn và dễ sử dụng. Chúng tôi sẽ chấp nhận sự thay đổi đó.
Nền tảng công ty
Công ty chúng tôi là là nhà cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin toàn diện cho các tổ chức và cá nhân trên toàn quốc, có kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực này từ năm 1994. . Chúng tôi thực hiện thành công các dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành với tư cách là đại diện và người ủng hộ của khách hàng, dẫn dắt việc thực hiện dự án của họ từ ý tưởng cho đến khi thực hiện.
2. Báo cáo Ngân sách RFP
Liệt kê ngân sách hoặc phạm vi giá dự kiến của bạn cho dự án trang web ngay từ đầu trong RFP vì đây là yếu tố quan trọng để các nhà cung cấp đánh giá mức độ quan tâm của họ. Bạn sẽ nhanh chóng tìm ra một công ty có nằm ngoài sân chơi của bạn hoặc không thể đáp ứng một dự án quy mô của bạn. Giúp bạn tránh phải những qua lại không cần thiết. Ngân sách cũng giúp nhà cung cấp dịch vụ đề xuất các giải pháp cụ thể phù hợp với ngân sách của bạn và đưa ra khuôn khổ về cách tốt nhất để phân bổ thời gian và nguồn lực của họ.
Một phạm vi ngân sách có thể khó tự tính toán và có thể cần nghiên cứu thêm. Yếu tố lớn nhất trong chi phí thường sẽ là bao nhiêu giờ từ nhà cung cấp sẽ được yêu cầu. Các dự án thương mại điện tử nói chung đòi hỏi thời gian phát triển nhiều hơn đáng kể.
Ví dụ:
“Chúng tôi đang lập ngân sách 30.000 – 60.000 đô la cho trang web này, với tiềm năng bổ sung 5.000 – 10.000 đô la cho thành phần truyền thông xã hội và tiềm năng bổ sung 5.000 – 10.000 đô la cho thành phần tiếp thị kỹ thuật số. Khi xây dựng ngân sách, vui lòng liệt kê trang web, phương tiện truyền thông xã hội và tiếp thị kỹ thuật số như các thành phần riêng biệt ”.
3. Timeline
Trình bày khung thời gian dự kiến cho dự án và bao gồm ngày khởi động dự kiến. Khung thời gian phù hợp giải quyết các quy trình xem xét, phê duyệt và có thể điều chỉnh nhiều vòng sửa đổi.
Ví dụ:
Ngày phát hành RFP:
Ngày bạn gửi RFP. Điều này cho phép các nhà cung cấp xem yêu cầu gần đây như thế nào.
Thời hạn Trả lời:
Khi nào bạn mong đợi các đề xuất được trả lại trước.
Lựa chọn nhà cung cấp:
Khi nào nhà cung cấp nên được thông báo về quyết định của bạn? Các bước tiếp theo trong quá trình lựa chọn là gì?
Project Kickoff:
Ngày nào nhà cung cấp nên để nhóm của họ sẵn sàng bắt đầu làm việc với dự án?
Ngày phát hành mục tiêu mong muốn:
Hãy thực tế! Hãy nhớ rằng một dự án trang web điển hình mất ít nhất 10-14 tuần, (14-18 cho thương mại điện tử). Nếu bạn muốn hoạt động trực tiếp một tháng kể từ khi bắt đầu, cơ hội là 95% công ty sẽ vượt qua.
4. Xác định các thách thức
Xác định những vấn đề mà dự án này và một trang web mới sẽ giải quyết.
Ví dụ:
“Mặc dù chúng tôi cảm thấy trang web hiện tại nắm bắt được thông điệp và giọng điệu khẩu hiệu của chúng tôi. Nhưng chúng tôi cảm thấy sẽ chuyển tải tốt đến các đối tượng và ngành mục tiêu mới của chúng tôi hơn nếu chúng tôi thay đổi trang web theo hướng tiếp cận văn hóa.”
“Điều hướng được cải thiện – Nhà cung cấp nên đơn giản hóa những gì có trên trang web của chúng tôi và tạo một trang web rất hấp dẫn, dễ điều hướng sẽ cho phép mọi người hoàn thành mục tiêu của họ mà không bị lạc.”
“Sử dụng SEO có mục tiêu hơn – Nhà cung cấp cũng nên bao gồm các từ khóa và thẻ trên các trang để chức năng tìm kiếm của chúng tôi trở nên đặc biệt và sẽ cho phép khách truy cập trang web của chúng tôi hoàn thành mục tiêu của họ”
“Lời kêu gọi hành động”
5. Bố trí mục tiêu
Công ty nên đưa ra minh họa rõ ràng các mục tiêu cho dự án này. Bao gồm: tăng doanh số bán hàng, nhiều khách truy cập hơn, trình bày phương tiện truyền thông tốt hơn, cải thiện thương hiệu, v.v..
Ví dụ:
“Ưu tiên hàng đầu của chúng tôi là tạo ra các khách hàng tiềm năng sẵn sàng bán hàng cho đội ngũ bán hàng của chúng tôi. Mục tiêu phụ của chúng tôi là hướng dẫn những người mua tiềm năng về các dịch vụ của chúng tôi và cung cấp các tài nguyên hữu ích và hấp dẫn. ”
“Mục tiêu chính của chúng tôi là tăng cường sự hiện diện trực tuyến, xây dựng nhận thức về thương hiệu và cung cấp cái nhìn tổng quan về các dịch vụ của chúng tôi để tạo uy tín cho khách hàng và khách hàng tiềm năng của chúng tôi.”
6. Trang web mong muốn / Yêu cầu
Mô tả giải pháp trang web lý tưởng của bạn sẽ như thế nào! Thêm danh sách yêu thích tính năng của bạn tại đây và đảm bảo xác định mặt hàng nào là nhu cầu quan trọng và mặt hàng nào là ‘tốt để có’. Đây cũng là nơi bạn sẽ muốn thông báo cho nhà cung cấp về bất kỳ thay đổi kinh doanh sắp tới nào mà bạn muốn trang web thực hiện (ví dụ: địa điểm bán lẻ mới, mua lại hoặc sáp nhập doanh nghiệp, chiến dịch tiếp thị lớn, khuyến mại vào dịp lễ, v.v. .).
Ví dụ:
“Trang web của chúng tôi nên có Kho tài nguyên – thư viện tài liệu mà người dùng có thể truy cập và tải xuống. “Trung tâm” này cũng phải chứa các tệp phương tiện được nhúng, chẳng hạn như video, cũng có thể được chia sẻ hoặc tải xuống. ”
“Khi khách hàng đang tiếp tục thông qua giỏ hàng, giỏ hàng phải trình bày trực quan rõ ràng về cách mỗi lựa chọn tùy chỉnh ảnh hưởng đến chi phí và tần suất vận chuyển hàng tháng của họ.”
“Tích hợp CRM: Kết nối việc gửi biểu mẫu liên hệ với hệ thống CRM của Salesforce.”
Kết luận về RFP trang web
Mặc dù RFP là một tài liệu hướng ra bên ngoài mà việc tạo ra nó phục vụ như một cách tuyệt vời để có được ý tưởng về mức độ chuẩn bị của công ty của bạn cho dự án trang web. Tất cả các bên liên quan và các thành viên trong nhóm tham gia vào dự án cũng nên tham gia vào quá trình viết. Tiếp cận việc tạo RFP trang web của bạn như cách bạn làm với bất kỳ báo cáo hoặc bản trình bày chính nào.
Bạn nên cẩn thận để cấu trúc, sắp xếp và sửa đổi bài viết của mình một cách hợp lý. Tuy nhiên, đừng cảm thấy cần phải làm cho nó quá trang trọng. Đối tượng mục tiêu của bạn là các nhà cung cấp thiết kế web, các cá nhân sáng tạo. Vậy nên hãy viết bằng giọng nói chân thực, trung thực và truyền tải được cá tính của công ty bạn có thể giúp RFP của bạn trở nên nổi bật và thu hút được sự chú ý của các nhà cung cấp có chọn lọc hơn.
16 Tháng Chín, 2021
